Legalización de libros societarios vía telemática

Desde Intuita nos complace informarle sobre el nuevo sistema para dar cumplimiento a la obligación legal de depósito de los libros sociales en el Registro Mercantil, esto es, los libros relacionados en los artículos 25 y siguientes del Código de comercio, cuyo plazo de presentación finaliza el próximo 30 de abril de 2016.

La obligación de presentación telemática derivada de la Instrucción de 1 de julio de 2015 de la Dirección General de los Registros y el Notariado

Tras la polémica generada por las resoluciones dictadas en esta materia por la Dirección General de los Registros y el Notariado y, principalmente, el Tribunal Superior de Justicia de Madrid (que entendía conculcada la confidencialidad de los empresarios como consecuencia de la publicidad que se pudiera dar a terceros sobre la información empresarial y comercial de las Sociedades contenida en los libros cuya publicidad se imponía), en la actualidad resulta obligatoria y exigible la presentación telemática ante el Registro Mercantil de los siguientes libros mercantiles:

  • Libros de Actas de Junta General y Consejo de Administración;
  • Libro Registro de Socios (Sociedades Limitadas) y de Acciones Nominativas (Sociedades Anónimas) y
  • Libros de contratos con el Socio Único (caso de sociedades unipersonales).

Lo cierto es que, en la actualidad, la Instrucción de 1 de julio de 2015 de la Dirección General regula los procedimientos técnicos, sistemas de seguridad y mecanismos de cifrado de ficheros que garantizan la confidencialidad y la seguridad informática de todos los datos remitidos telemáticamente al Registro Mercantil.

¿Cómo deben presentarse los libros en 2016?

En el presente año 2016, existe por fin un criterio unánime entre los distintos Registros Mercantiles (entre otros, el de Sevilla o Málaga), que obliga a la presentación de los Libros societarios únicamente por vía telemática.

Todas las sociedades deben legalizar sus libros correspondientes al ejercicio social cerrado a 2015

Si nunca ha presentado telemáticamente los libros sociales al Registro Mercantil, resultara necesario efectuar la diligencia de cierre de los libros en papel que tenga (esto se realiza mediante diligencia que se incorporará en el primer envío telemático, por medio de un archivo en el que se incluirá una certificación (pinchar aquí para ir al documento) expedida por persona con facultad certificante haciendo constar esta circunstancia).

Captura Certif. libros

Paralelamente, deberán recopilarse en PDF todas las actas del 2015, debidamente firmadas, para abrir el Libro de Actas telemático.

En cuanto a los Libros de Socios y de Contratos con el Socio Único, deberá verificarse si se han producido modificaciones, ya que únicamente deben legalizarse estos libros si durante el ejercicio social se ha producido algún cambio en la titularidad del capital social o en los contratos.

La presentación telemática fuera de plazo de Libros no supone la imposición de multa o sanción alguna para la Sociedad (excluidos supuestos de insolvencias patrimoniales), haciéndose únicamente constar la presentación fuera de plazo en la certificación de legalización expedida por el Registrador Mercantil.

Si usted sí procedió a la presentación telemática el último ejercicio, deberá igualmente recopilar en PDF firmadas todas las Actas elaboradas durante el ejercicio 2015 para remitirlas telemáticamente al Registro Mercantil y, en relación con los Libros de Socios y de Contratos con el Socio único, debe comprobar si ha habido variaciones en la titularidad de las acciones o participaciones de la Sociedad o en los contratos y, en caso afirmativo, proceder a su comunicación al Registro Mercantil.

Si lo estiman oportuno, pueden contactar con nuestros profesionales y le ayudaremos en estos trámites.

 

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